Berdasarkan Keputusan Presiden (Keppres) Nomor 108 Tahun 2013 Tentang Organisasi Perwakilan Diplomatik Republik Indonesia di Luar Negeri, dapat dijelaskan bahwa pengertian perwakilan diplomatik adalah semua kedutaan besar Republik Indonesia dan semua perutusan tetap Republik Indonesia yang melakukan kegiatan diplomatik di seluruh wilayah negara penerima dan atau pada organisasi organisasi internasional untuk mewakili sekaligus memperjuangkan segala kepentingan bangsa, negara, dan pemerintah Negara Kesatuan Republik Indonesia.

Pengertian kegiatan diplomatik sendiri adalah sebagai kegiatan yang dilakukan di luar negeri, di mana seseorang ditugaskan untuk melakukan hubungan dalam hal politik, pemerintahan, tata negara, dan sebagainya dengan negara lain untuk menjaga kestabilan hubungan antar negara.

Untuk menjadi seorang perwakilan diplomatik, atau yang biasanya disebut sebagai diplomat seseorang harus melalui proses seleksi yang ketat. Perwakilan diplomatik dapat ditentukan secara langsung oleh kementrian luar negeri atau melalui pendaftaran terbuka di mana hasil akhirnya juga akan ditetapkan oleh kementrian luar negeri. Salah satu syarat yang paling penting untuk menjadi seorang diplomat adalah penguasaan bahasa asing yang baik. Terutama bahasa yang digunakan di negera yang akan menjadi tujuan perwakilan diplomatik bertugas.

Tingkatan dan Tugas Perwakilan Diplomatik

Dari pengertian perwakilan diplomatik yang telah dijelaskan di atas, ternyata seorang perwakilan diplomatik memiliki berbagai tingkatan dalam susunan organisasinya di luar negeri. Tingkatan tingkatan tersebut adalah Duta Besar, Duta, Menteri Residen, Kuasa Usaha, serta Pejabat Pembantu.
Semua tingkatan dalam kegiatan diplomatik tersebut memiliki fungsi dan tugas masing masing, di mana semuanya bersama sama saling berkoordinasi untuk melakukan kegiatan diplomatik, menjalin hubungan yang baik dengan negara sahabat. Sehingga walaupun memiliki tingkatan yang berbeda, sebenarnya tujuan seorang diplomat adalah sama.

Secara umum, seorang perwakilan diplomatik memiliki tugas untuk melakukan representasi, negosiasi, observasi, proteksi, dan persahabatan. Semua tugas tersebut telah mengacu pada pengertian perwakilan diplomatik sebagai seseorang yang bertugas untuk menjaga hubungan baik antara satu negara dengan negara yang lain. Tugas tugas tersebut telah mencakup segala kegiatan yang harus dilakukan oleh seorang perwakilan diplomatik.